Technologies & Systèmes d’Information qui fournit un soutien et des solutions pour le campus en ligne de Dawson
Le 13 mars, le Collège Dawson disposait de 90 licences Zoom et la plupart des gens n'avaient probablement jamais entendu parler de cette plateforme de réunions virtuelles. Un mois plus tard, le collège disposait de 900 licences Zoom et la plateforme faisait désormais partie de la vie quotidienne des étudiants et des employés.
« Technologies et systèmes d’information est devenu l'infrastructure critique pour assurer l'apprentissage et le travail en ligne, explique François Paradis, directeur du programme au Collège Dawson. Nous avons travaillé d'arrache-pied pour trouver des solutions et apporter notre soutien à notre communauté en ligne qui ne cesse de croître ».
Le Collège Dawson compte une trentaine de personnes travaillant dans les équipes IST (solutions, opérations et service d'assistance).
Des solutions pour de nouveaux défis chaque semaine
L'équipe Solutions a donné à Dawson un avantage pour faire face à la variété des défis qui sont apparus pratiquement chaque semaine. "Un exemple en est l'intégration de notre questionnaire COVID sur les symptômes à la numérisation des cartes d'identité de Dawson. Je crois que Dawson est le seul cégep à l'avoir fait. Cela permet aux infirmières du collège d'être informées immédiatement et aide à tenir des registres pour la recherche de contacts", a déclaré François.
Derek Gaucher, coordonnateur de l'équipe Solutions, a déclaré qu'il avait fallu environ une semaine à l'équipe pour mettre au point la solution intégrée, qui contribue à réduire les risques d'infection au sein de la communauté universitaire. Ils utiliseront une partie de ce qu'ils ont appris pour créer des codes-barres pour les examens lors de la prochaine saison d'examens en décembre.
Veiller à ce que les événements se déroulent toujours en ligne
L'équipe a également apporté un soutien essentiel pour que les journées d'accueil, la soirée des parents et les journées portes ouvertes puissent se dérouler entièrement en ligne. Dawson dispose désormais d'une nouvelle plateforme de clavardage qui permet au personnel de l'école de répondre aux questions des participant·es aux événements. Ce service de clavardage, Comm 100, sera également utilisé par l'Aide pédagogique individuelle pour répondre aux questions via le clavardage en ligne.
La fonctionnalité des cours en ligne a été une priorité tout au long de la pandémie. Ce travail se poursuit et le prochain projet consiste à intégrer Microsoft Teams au système de gestion de l'apprentissage Moodle. "Teams avec Moodle améliore l'expérience de la classe et offre aux enseignants une alternative de vidéoconférence à Zoom", a déclaré Derek.
Un fonctionnement sans heurts
Malgré tous les défis et la situation en constante évolution, les choses se sont déroulées sans heurts. "Ma femme me demande s'il s'est passé quelque chose d'intéressant aujourd'hui au collège et je suis heureux d'avoir rarement quelque chose à signaler. IST s'efforce d'assurer la fiabilité et la stabilité de toutes ses opérations", a déclaré Derek.
L'équipe de développement de Dawson a permis au Collège de réagir plus rapidement aux situations et de mettre en œuvre des solutions automatisées. Une fois que les choses fonctionnent, c'est à l'équipe des opérations, y compris le service d'assistance, qu'il incombe de fournir un soutien.
Soutenir plus de personnes sur le campus et à la maison
L'un des grands changements pour l'équipe des opérations a été de fournir également une assistance aux étudiants. "Le service d'assistance est le visage de l'IST pour les employés et les étudiants", a déclaré Greg Bagshaw, coordonnateur des opérations informatiques. "Nous répondons désormais à leurs besoins technologiques au sein de l'établissement et à la maison.
Cette équipe a prêté environ 200 ordinateurs portables pour ce semestre. "Nous avons acheté des ordinateurs portables d'occasion et nous avons également consolidé les ordinateurs portables utilisés au collège afin de pouvoir équiper les étudiants et les employés qui avaient besoin de matériel", explique Greg. "Les ordinateurs portables sont parfaits parce qu'ils intègrent un microphone et une webcam.
Lorsque le Collège a offert aux enseignants la possibilité d'avoir des cours en personne, l'équipe des opérations a travaillé pour équiper 10 salles de classe en tant que salles de classe flexibles et a rassemblé 10 chariots portables pour rendre d'autres salles de classe, telles que les laboratoires, disponibles pour ces configurations d'apprentissage hybrides avec certains étudiants en classe et la plupart d'entre eux à la maison. Cela n'est pas possible pour l'instant en raison des restrictions de la zone rouge COVID, mais le Collège est prêt pour le moment où les choses changeront à nouveau.
Connecter les étudiants aux ordinateurs puissants du collège pour les travaux de cours
L'un des grands projets de l'équipe Opérations consistait à connecter 1 100 étudiants des programmes d'arts techniques et de certains profils pratiques Arts, lettres et communication aux systèmes d'exploitation Mac du collège. Ces ordinateurs sont puissants et très coûteux et il ne serait pas possible d'en équiper les étudiants chez eux.
"Désormais, les étudiants peuvent se connecter à ces ordinateurs sur le campus pour effectuer leurs travaux, quel que soit l'appareil qu'ils utilisent à la maison", a déclaré Greg. Ils ont également connecté 350 étudiants des programmes technologiques aux postes de travail informatiques de leurs laboratoires.
L'équipe a travaillé très dur et "a appris à 100 kilomètres à l'heure", a déclaré Greg. Le service d'assistance a reçu un nombre d'appels sans précédent au début du semestre. Le nombre d'appels est toujours constant, mais il s'est stabilisé et les étudiants et les employés semblent avoir ce dont ils ont besoin.
Plus de 100 000 appels à l'aide traités !
La semaine dernière, le responsable du service d'assistance Mike O'Hara et son équipe ont franchi une étape importante : le billet 100 000 ! "Grâce à notre capacité intégrée et à nos spécialistes de la résolution des problèmes, notre équipe IST continuera à s'adapter pour trouver des solutions et fournir une assistance", a déclaré François.
Notes de remerciement des étudiants et des employés
Susan Ehret, assistante administrative à l'IST, a reçu de nombreux petits mots de gratitude de la part de la communauté de Dawson :
"Merci pour votre formidable soutien tout au long de ce semestre intimidant. Nous n'aurions pas pu le faire sans vous tous". (Charles Le Guen, coordonnateur et responsable du programme Techniques d'animation 3D et de synthèse d'images)
« Je voulais vous dire un énorme, énorme merci à vous et à votre équipe! Vous avez tous fait un travail formidable. Je me sens tellement chanceuse d'avoir accès à des gens comme vous et bien d'autres dans ce collège. J'ai souvent l'impression que si je peux travailler, c'est grâce à des gens comme vous! » (Dipti Gupta, coordonnatrice, profil Cinéma | Communications)
"Tout est parfait. Je vous remercie infiniment. Cela va faire une telle différence". (Note reçue d'un étudiant)
"Merci aux personnes merveilleuses qui travaillent si dur et font un travail extraordinaire ! (Note reçue d'un étudiant)
"Tout ce que vous avez fait a toujours été vu, et si ce n'est pas vu, c'est ressenti. Il n'y a pas assez de mots de gratitude pour dire tout ce que vous faites pour nous, les étudiants. Vous nous permettez de grandir et de nous épanouir. Sachez que, parfois, nous pouvons involontairement vous considérer comme acquis, mais cela ne signifie pas que nous ne sommes pas constamment conscients de tout ce que vous faites pour nous". (Note reçue d'un étudiant)
"J'ai reçu l'ordinateur portable et je me suis connecté avec succès. J'apprécie vraiment votre soutien et le travail acharné de votre équipe. J'ai l'impression que je pourrais terminer ce semestre avec succès grâce à votre soutien maintenant !" (Note reçue d'un étudiant)
