MONTRÉAL (20 mars 2020) - Bien que le Collège Dawson demeure fermé, le travail essentiel se poursuit. Le directeur général, la directrice des études, les directeurs, les doyens, les gestionnaires et de nombreux employés travaillent d'arrache-pied à l'élaboration d'un plan global pour la reprise des activités.

La semaine prochaine (semaine du 24 mars), il n'y aura pas de cours ni d'activités. Le directeur général et le site directeur des études sont en contact régulier avec le ministère de l'Éducation du Québec et avec leurs homologues des autres cégeps. L'objectif est de travailler ensemble pour développer une approche intégrée.

L'équipe Dawson's Technologies & Systèmes d’Information (IST) est passée à la vitesse supérieure lorsque la pandémie a été déclarée le 11 mars. Elle a récupéré des ordinateurs portables dans les salles de classe et préparé des ordinateurs à prêter aux employés. Plus de 60 ordinateurs portables ont été prêtés jusqu'à présent et il y en a une centaine en stock à l'heure actuelle. De nombreux employés étaient déjà équipés pour travailler à domicile avant la pandémie.

Bien préparé au travail à domicile

"Chez Dawson, nous étions bien placés pour cela", a déclaré François Paradis, directeur des technologies de l'information et de la communication de Dawson. "Avant que cela ne commence, nous avions déjà plus de 400 personnes travaillant avec des VDI (infrastructure de bureau virtuel) et nous avions 60 licences Zoom. Grâce aux VDI, l'expérience du travail à domicile est pratiquement la même qu'au bureau. Vous regardez littéralement votre ordinateur de travail au bureau et vous avez accès à tous les fichiers, sur le bureau et sur les serveurs".

Dawson a beaucoup d'expérience dans la fourniture et le soutien de l'utilisation de Moodle, un système de gestion de l'apprentissage, et soutient même les collèges partenaires John Abbott College et Heritage College.

Faciliter la poursuite des activités

Actuellement, l'IST offre un certain nombre de services pour faciliter la poursuite des activités depuis le domicile : Zoom pour les vidéoconférences, Horizon pour les machines virtuelles, Office 365 et Teams. L'IST dispose d'une page de présentation des ressources avec en savoir plus pour les employés.

François affirme que de nombreuses entreprises de haute technologie offrent davantage de soutien en raison de la COVID-19. "Par exemple, Microsoft propose aux enseignants des webinaires quotidiens sur l'utilisation de Teams dans Office 365, et même un accès direct à leurs spécialistes pour poser des questions", a-t-il déclaré. Un autre exemple est celui de Zoom, qui propose des webinaires quotidiens sur sa plateforme et des conseils pour des stratégies de travail à domicile réussies.

François est heureux de partager que le Creative Cloud d'Adobe est maintenant disponible gratuitement pour tout le monde. Il s'agit d'une collection de plus de 20 applications et services de bureau et mobiles pour la photographie, le design, la vidéo, le web, l'UX et plus encore. Pour plus de détails sur cette offre, ainsi que sur l'assistance étendue de Microsoft et Zoom, veuillez vous référer à la page de présentation des ressources.

Depuis que la pandémie a été déclarée, l'IST a géré un afflux de demandes d'aide et d'outils, a formé toute l'équipe du service d'assistance au dépannage Zoom, a acquis 100 licences Zoom supplémentaires et travaille avec l'administration académique pour développer des solutions au cas où la fermeture de l'école se prolongerait au-delà du 30 mars.

Envoi des offres d'admission par le bureau du registraire

La semaine dernière, la première priorité de l'IST a été de mettre en place l'équipe d'admission du bureau du greffier pour qu'elle puisse continuer à traiter les demandes à partir de chez elle.

"Vendredi, nous nous sommes assurés que tout le monde disposait des outils nécessaires pour travailler à domicile", a déclaré Carmela Gumelli, doyenne des systèmes académiques. "C'était un peu chaotique pour tout le monde. Nous avons emprunté des ordinateurs portables et nous nous sommes assurés que tout le monde disposait d'une connexion internet à la maison.

L'équipe Admissions/Conseils est composée d'une vingtaine de personnes. Ils continuent à traiter plus de 11 000 demandes d'admission.

"Lorsque nous sommes partis, nous avions déjà envoyé 3 728 offres d'admission", a déclaré Carmela. "À ce jour, nous avons envoyé près de 4 500 offres d'admission. Cette semaine, nous nous sommes concentrés sur l'élaboration d'un plan B pour les entretiens, les auditions et les autres conditions d'admission pour certains programmes. Tous les plans sont désormais en place.

"Notre centre d'application et tous les membres de notre équipe sont en ligne et notre travail se poursuit normalement", a déclaré Carmela.

Service de la paie 

L'IST a également veillé à ce que les membres de l'équipe de paie de Dawson soient fonctionnels à la maison. "Le Collège a pour priorité de payer ses employés et une paie était prévue cette semaine. Lorsque la possibilité de quitter l'université est devenue réelle, je me suis empressée de faire en sorte que mon équipe soit équipée d'ordinateurs portables et de tout ce qu'il faut pour travailler à domicile", a déclaré Pascahl Scott, qui, en tant que directrice des ressources humaines de Dawson, supervise le service de la paie.

Se préparer à une forte demande d'outils en ligne

L'équipe IST se prépare à une augmentation de la demande si l'infrastructure des technologies de l'information devient la seule infrastructure du Collège Dawson dans les semaines et les mois à venir. Les achats sont accélérés et des solutions sont identifiées pour mettre l'ensemble du collège en ligne.

"Nous nous concentrerons sur le soutien aux enseignants", a déclaré François. "Nous voulons nous débarrasser des soucis techniques pour que les enseignants puissent se concentrer sur les éléments pédagogiques.

Aucune décision n'a encore été prise quant à la suite du semestre. L'accès au Collège reste limité.

Mise à jour des communications

Tenir les étudiants et les employés au courant est une priorité majeure pour le Collège. De nombreuses mises à jour ont été partagées depuis le début et elles sont toutes archivées sur notre page de mise à jour COVID-19 : https://www.dawsoncollege.qc.ca/news/coronavirus/