Archives et gestion des documents (ARM)
À propos
En tant qu'organisme public, le Collège Dawson est assujetti à la Loi sur les archives CQLR c A-21.1 qui établit les exigences en matière de gestion efficace des documents. Le service des archives et de la gestion des documents du collège s'assure que les documents et les dossiers du collège sont organisés, conservés, sécurisés et éliminés conformément à la législation applicable, au calendrier de conservation approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) et aux politiques internes.
Calendrier et politiques de conservation
Le principal outil du programme de gestion des documents du collège est le calendrier de conservation du collège Dawson, qui indique la durée de conservation des documents ainsi que leur destination finale (conservation ou destruction). Les règles de conservation s'appliquent à tous les documents officiels, qu'ils soient sous forme papier ou électronique.
Politique de gestion des archives.
Cette politique aborde les rôles et les responsabilités en matière de gestion des documents, et établit un cadre pour une tenue efficace des documents pour tous les employés du collège.
Politique de numérisation des documents
Cette politique fournit une structure pour les projets de numérisation ainsi qu'une liste de contrôles de qualité et d'exigences techniques nécessaires avant la destruction des documents sur papier.
Tous les projets de numérisation nécessitent de remplir le formulaire de numérisation.
Ressources utiles
Il est essentiel de nommer correctement les dossiers et les documents pour que tous les employés puissent les retrouver rapidement et facilement. Les directives de dénomination ont été élaborées afin d'assurer la cohérence de la dénomination des dossiers dans l'ensemble du collège.
Lignes directrices sur le travail à distance
Le télétravail nécessite des mesures spécifiques pour garantir que les informations sont stockées de manière sûre et efficace. Ces lignes directrices vous aideront à organiser vos documents lorsque vous travaillez à domicile.
Utilisez les organigrammes suivants pour vous aider à déterminer si vos dossiers sont considérés comme des documents de l'établissement ou si vos documents sont prêts à être détruits.
Destruction des archives Identification des documents
FAQ
Les délais de conservation de tous les documents du collège sont indiqués dans le Calendrier de conservation. Ces délais ont été établis conformément aux lois et règlements et approuvés par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ).
Le calendrier de conservation fournit des informations sur les détenteurs principaux de copies. Si votre unité n'est pas répertoriée en tant que bureau principal responsable, vous êtes probablement un détenteur secondaire de la copie et vous devez respecter le délai de conservation de la copie secondaire.
Le calendrier de conservation est fréquemment mis à jour et adapté à la réalité du collège. Si aucune règle de conservation ne s'applique à votre document, veuillez contacter l'archiviste.
