Bulletin étudiant et autres communications améliorées

Au cours des derniers mois, nous avons fait de nombreux efforts pour améliorer les communications avec les étudiant·es de Dawson, notamment avec le lancement d'un nouveau bulletin étudiant le 10 janvier.

Au cours du processus de planification stratégique, la question des communications avec les étudiant·es a été soulevée à plusieurs reprises. La décentralisation des communications, le manque de coordination, la répétition de l'information et l'utilisation de différents canaux (les courriels de Dawson, les courriels personnels, le site web de Dawson, Omnivox, les écrans de télévision sur le campus, les kiosques d'information, les médias sociaux, etc.) sont des problèmes présents depuis un certain temps.

Un sondage mené auprès des étudiant·es en mai 2024 et un groupe de discussion avec des étudiant·es en novembre 2024 ont fourni un éclairage intéressant sur la question.

Ce que nous avons appris

• Omnivox est le canal de communication le plus utilisé par nos étudiant·es.
• Les messages dans Omnivox ne sont pas hiérarchisés; l'information précieuse et les dates limites présentées dans le fil d'actualité et le calendrier se noient parfois dans des messages moins importants.
• Si nous submergeons les étudiant·es de communications inefficaces et éparses, nous risquons de perdre leur attention. Les messages importants ne seront pas lus, ce qui peut avoir une incidence sur leur engagement et la poursuite de leur parcours au Collège.
• Une approche unifiée des communications avec la population étudiante à l'échelle de l'établissement est nécessaire pour pouvoir aller dans la même direction. Nous devons choisir avec soin les messages envoyés, le canal approprié pour chaque message et le moment de leur envoi. Les besoins et les préférences des étudiant·es doivent guider l'approche du Collège en matière de communication avec les étudiants si nous voulons que les messages atteignent leur objectif.

Thèmes généraux

• Simplification : faire en sorte que les étudiant·es trouvent facilement l'information recherchée.
• Hiérarchie : faire une distinction claire entre les communications importantes du Collège et les renseignements généraux. Faire en sorte que les messages importants soient bien visibles et utiliser systématiquement un canal désigné.
• Choix des communications : permettre aux étudiant·es d'accepter ou de refuser de recevoir des renseignements non essentiels sur certains sujets.
• Concision : condenser l'essence du message et commencer par les détails importants.
• Consolidation : regrouper les messages au moyen d'un bulletin d'information, par exemple. Communiquer moins souvent et avec une plus grande intentionnalité.

Orientations futures

Le plan suivant a été élaboré par le Bureau des communications qui, à partir de l'hiver 2025, jouera le rôle de centre d'échange pour les messages dans Omnivox :

• Dans le cadre d'un projet pilote, un bulletin étudiant hebdomadaire a été publié le 10 janvier. Il est envoyé par MIO à toute la population étudiante et contient de l'information sur les services, les événements et les activités sur le campus, ainsi que sur les dates à retenir et les échéances.
• Un protocole de soumission des documents dans Omnivox est en cours de création et comprend notamment un nouveau modèle plus attrayant avec une image de marque appropriée.
• Un calendrier général des documents destinés aux étudiant·es sera créé et distribué chaque session, ainsi qu'un système de notification pour le personnel de première ligne.
• Un nouveau protocole sera mis à l'essai pour la soumission de l'information devant figurer dans le fil d'actualité Omnivox, qui sera désormais alimenté par l'équipe du Bureau des communications. L'objectif est de simplifier le contenu et de mieux le structurer.

Nous savons qu'il s'agit de changements importants à nos méthodes. Ces changements s'imposent en raison de la lourdeur et de la rigidité du portail étudiant ainsi que des commentaires des étudiant·es sur la nécessité de recevoir au bon moment des communications plus personnalisées et plus concises. Nous voulons que les messages adressés aux étudiant·es atteignent leur public et leur objectif.

Nous savons que nous pouvons compter sur votre habituelle collaboration pendant que nous apportons des changements concrets pour améliorer l'expérience étudiante au Collège Dawson.

Si vous souhaitez discuter de l'un de ces changements, n'hésitez pas à contacter Dianne Hawryluck (dhawryluck@dawsoncollege.qc.ca).