Nouvelles de la réunion du conseil d'administration du 22 avril
Chaque directeur du Dawson College a présenté un bref rapport au conseil d'administration lors d'une réunion spéciale qui s'est tenue le 22 avril et à laquelle tous les participants ont assisté.
Le directeur général, Richard Filion, a expliqué que tout le monde a travaillé dur pour maintenir les services essentiels, tels que les admissions, la dotation en personnel et la planification budgétaire, tout en faisant face à une situation évolutive et à des informations parfois contradictoires de la part du ministère de l'éducation.
Répondre aux demandes ministérielles
L'Ordre a eu de nombreux contacts et réunions avec la Fédération des cégeps et le Regroupement des collèges de Montréal pour répondre aux demandes ministérielles.
L'une des principales réalisations a été de "mettre en place des moyens permettant aux étudiants et aux enseignants de terminer le semestre d'hiver par l'enseignement à distance, tout en leur fournissant un soutien adéquat et en mettant en place le campus virtuel de Dawson", a-t-il déclaré.
Garantir des communications en temps utile a été une priorité pour s'assurer que notre communauté et nos représentants syndicaux soient tenus au courant, a-t-il déclaré.
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directeur des études Diane Gauvin a indiqué que la plupart des cours sont proposés en ligne.
Une modification a été apportée à la réflexion dans le site Politique institutionnelle d’évaluation des apprentissages (PIEA) afin d'offrir une plus grande flexibilité aux enseignants et aux étudiants.
Diane a expliqué que la pondération se réfère au temps et à l'importance accordés aux activités d'apprentissage. Elle a donné l'exemple de deux heures de cours, d'une heure de laboratoire et de trois heures de devoirs, soit un total de six heures. "Le ministère a autorisé un changement tant que le nombre total d'heures s'additionne", a-t-elle déclaré.
Les notes numériques sont toujours préférées, mais si un enseignant n'est pas en mesure d'évaluer le niveau de maîtrise d'une compétence, une équivalence est autorisée.
"Les règles relatives à l'intégrité académique n'ont pas été modifiées", a-t-elle déclaré. "Nous comptons sur les étudiants pour qu'ils fassent preuve d'intégrité. Les étudiants ont reçu des instructions sur l'utilisation des plateformes en ligne et sur les attentes.
Absences autorisées
Le ministère a donné aux cégeps la possibilité d'accorder des absences autorisées de manière plus libérale. "Nous n'avions pas prévu d'être en ligne et pour certains étudiants, c'est impossible", a-t-elle déclaré.
Les étudiants diplômés seront exemptés du site épreuve uniforme d'anglais.
Le Collège a adopté une approche compatissante à l'égard des étudiants qui étaient en probation. En général, s'ils échouent, ils sont expulsés. "S'ils échouent à un seul cours, ils seront de nouveau en probation", a-t-elle déclaré.
La note R ne sera pas calculée ce semestre. La reconnaissance des réalisations des étudiants, en particulier des diplômés, est toujours à l'étude.
Révision du calendrier scolaire
Le calendrier scolaire a été révisé. Les cours seront interrompus du 19 mai au 2 juin. Les examens se dérouleront sur sept jours, du 27 mai au 4 juin. Le 11 juin est la date limite pour soumettre les notes et le 26 juin est la date limite pour soumettre les notes incomplètes.
Quant aux cours d'été, "nous pensons qu'il est important de les maintenir. Certains étudiants ont besoin de cours pour obtenir leur diplôme ou pour entrer dans leur programme à l'université", explique Diane.
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La directrice des Services aux étudiant·es, Monique Magnan, a parlé de la manière dont son département s'est réorganisé pour fournir des services à distance, au moyen de réunions en ligne et du campus virtuel.
Les employés travaillent entre 20 et 50 % de leur capacité habituelle, a-t-elle déclaré, ajoutant qu'il était possible que les étudiants aient du mal à s'adapter à cette nouvelle façon d'accéder aux services.
Le personnel de la bibliothèque a contacté 100 étudiants qui ne s'étaient pas présentés en classe pour prendre de leurs nouvelles à la demande du bureau du registraire. "Les étudiants contactés ont vraiment apprécié que des employés du Collège prennent le temps de les appeler pour savoir comment ils allaient. Nous aimerions continuer à faire ces appels jusqu'à la fin du semestre", a-t-elle déclaré.
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Pascahl Scott, directrice des ressources humaines, a déclaré que la période était difficile pour tous les services. "Le recrutement est en cours pour les postes d'enseignants. Pour les emplois non enseignants, nous poursuivons le processus pour les postes urgents", a-t-elle déclaré.
La planification des vacances sera effectuée à partir du 1er mai. Les employés auront deux semaines pour planifier leurs vacances et les gestionnaires auront deux semaines pour les traiter.
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La directrice des finances, Glenys Ronnie, a parlé des impacts financiers de la pandémie sur le Collège : "La Fédération des cégeps a demandé au service des finances de chaque collège de soumettre un résumé très préliminaire de haut niveau des impacts financiers potentiels des collèges. Ces chiffres ont été consolidés avec ceux de tous les autres cégeps et présentés à des fins de discussion par la Fédé aux représentants du ministère. Les chiffres comprenaient des estimations pour les années académiques 19-20 et 20-21".
De nouveaux centres budgétaires ont été créés au sein de chaque direction afin d'accumuler les coûts supplémentaires engendrés par la crise du COVID. "Jusqu'à présent, les coûts ont été principalement liés à la prestation de l'enseignement en ligne, y compris l'équipement informatique, les périphériques, les fournitures informatiques et les logiciels. De nouveaux codes ont été mis en place pour comptabiliser les heures supplémentaires et les absences", a-t-elle déclaré. "Alors que les dépenses supplémentaires seront apparentes et identifiables, les diminutions de revenus seront plus difficiles. Nous suivrons tous les remboursements accordés en raison de l'annulation d'activités. Nous estimerons la perte de revenus qui aurait été anticipée au cours d'une année académique normale".
Il existe une procédure de remboursement aux enseignants des achats approuvés au préalable dans les cas où le Collège n'a pas été en mesure de fournir l'équipement et les fournitures nécessaires pour dispenser l'enseignement en ligne. Cette procédure sera prochainement étendue au personnel effectuant des tâches essentielles à distance.
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Le directeur des ressources matérielles, Wai Bong Shum, a salué le « travail fantastique » effectué par les services de sécurité, de nettoyage et de chauffage, ventilation et climatisation pour assurer le bon fonctionnement du bâtiment. Il a évoqué les défis posés par la procédure d'appel d'offres pour les rénovations et les visites de chantier effectuées à l'aide d'un ordinateur portable.
« La priorité a été donnée à la rénovation des locaux de Ressources humaines, du programme Technologie de radiodiagnostic, du programme Technologie de radio-oncologie et du SAIDE, mais de nombreuses autres rénovations seront soit retardées, soit reportées, soit remises à l'année prochaine », explique Wai.
M. Wai a également évoqué le processus de construction d'un nouveau bâtiment pour remédier au manque d'espace : "Au cours des prochaines semaines, le Collège travaillera sur le "Programme Fonctionnel" du "Dossier d'opportunité" sur lequel nous avons travaillé ces dernières années. Une réunion sera organisée avec les différentes parties prenantes dans les semaines à venir.
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Le directeur de Technologies et systèmes d’information, François Paradis, a indiqué que son département a aidé tous les autres à fournir les services semestriels et essentiels.
"Le grand rush est passé, mais les demandes adressées à notre service sont régulières", a-t-il déclaré. "L'accès à distance a été impressionnant", a-t-il ajouté.
Certains départements, tels que l'animation 3D et Technologie de radio-oncologie , ont une infrastructure assez lourde à entretenir pour que les ordinateurs restent accessibles, a-t-il expliqué. Le personnel de l'IST a dû venir visiter la salle des serveurs.
L'équipe IST a conseillé certains enseignants et membres du personnel sur le type de matériel à acheter.
"Nous offrons un service sept jours sur sept par l'intermédiaire de notre service d'assistance, qui est également ouvert aux étudiants", a-t-il déclaré.
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Le Conseil a également approuvé la remise de diplômes à 482 étudiantes et étudiants du semestre d'automne 2019 et à 64 étudiants des programmes d'AEC. Les étudiant·es en Soins infirmiers et en Technologie de radiodiagnostic ont également été approuvés comme diplômé·es du semestre d'hiver 2020.
