Qu'est-ce que MyAnalytics ?
Par Ray Bourgeois, doyen des initiatives académiques et membre de Dawson AI
La plupart d'entre nous ont déjà reçu un courriel inattendu de "MyAnalytics", qui contient des informations étonnamment détaillées sur l'endroit où nous passons notre temps, le nombre de courriels que nous écrivons et les personnes avec lesquelles nous collaborons. Ensuite, sur la base d'analyses d'intelligence artificielle (IA), il prétend nous donner des conseils sur la manière de devenir plus productif et de planifier au mieux nos pauses bien-être.
Tout d'abord, il est important de noter qu'il ne s'agit pas d'un résultat du plan stratégique d'IA du Collège, ni d'une initiative de l'administration du Collège espérant utiliser l'IA pour surveiller ou augmenter la productivité des employés. Il s'agit d'une fonctionnalité d'Office 365 et elle est facultative.
Il utilise des données provenant d'Outlook (e-mail, calendrier, chat, etc.) ainsi que des données provenant de l'utilisation de SharePoint, OneDrive, Teams, de votre navigateur (temps passé à utiliser Facebook par exemple), et de Skype. Les informations fournies par MyAnalytics ne sont visibles que par vous. Microsoft fait la déclaration suivante dans ses documents : "MyAnalytics n'a pas de mécanisme ou d'option qui permette à quelqu'un d'autre que vous d'accéder aux informations personnalisées qui sont affichées par le biais de ces surfaces, à moins que vous ne les partagiez volontairement et indépendamment."
Mais qu'est-ce que cela fait, et pourquoi voudrions-nous cela ? À première vue, l'application nous dit ce que nous savons déjà : combien de temps nous consacrons à des activités programmées et combien de temps nous passons à répondre à des courriels, par exemple. Elle nous indique également le nombre d'heures que nous consacrons à ces activités au fil du temps. Elle nous indique qui sont nos principaux collaborateurs, ce qui peut vous surprendre lorsqu'il s'agit de mesures.
La personne à laquelle vous envoyez le plus souvent des courriels n'est pas forcément celle à laquelle vous consacrez le plus de temps. Par exemple, je n'écris pas souvent à mon patron, mais lorsque je le fais, je passe plus de temps à rédiger le courriel qu'à quelqu'un d'autre. Il vous indique le temps que vous consacrez aux réunions que vous avez programmées par rapport à celles auxquelles vous êtes convoqué, le temps dont vous disposez entre les réunions, le temps que vous passez en réunion à faire plusieurs choses à la fois (par exemple, le temps que vous passez à lire des courriels pendant une réunion) et le pourcentage de vos courriels qui sont lus par d'autres personnes.
Le système vous propose ensuite des moyens d'optimiser votre temps et vous rappelle, entre autres, les personnes que vous avez peut-être négligées parmi vos collaborateurs. Il vous indique également le temps que vous consacrez à votre travail en dehors des heures de bureau. Il a été décrit comme le "fitness tracker" du travail. (Il serait intéressant de savoir combien chacune de ces activités consomme de calories pendant qu'on y est !)
Si le système parle de réunions, il s'agit en réalité d'activités programmées qui peuvent être des réunions ou des cours. Mais en fin de compte, les informations sont aussi utiles que vous le souhaitez. Voulez-vous savoir combien de courriels vous avez échangés avec un collègue sans les compter manuellement ? Êtes-vous préoccupé par le temps de réponse moyen aux courriels que vous avez envoyés à des groupes - et est-ce utile pour exprimer votre désir d'une réponse rapide ? Consacrez-vous votre temps aux choses auxquelles vous voulez consacrer du temps et les mesures le confirment-elles ?
Bien que je sois technophile, je ne tire pas encore beaucoup d'informations utiles de MyAnalytics. Mais je le garde et le consulte de temps en temps pour y trouver des informations inattendues. Je n'avais pas réalisé, par exemple, que 50 % des réunions auxquelles j'assiste sont organisées avec un jour de préavis. L'outil a découvert que les personnes les plus "importantes" avec lesquelles je collabore n'incluent pas mes "patrons" (j'espère qu'ils ne lisent pas ceci !) et que j'ai collaboré avec cinq personnes externes cette semaine, en passant moins d'une heure et demie au total avec elles.
Que MyAnalytics soit utile ou non, elle témoigne de la présence de plus en plus importante de l'IA dans nos vies. Nous devons aider nos élèves à comprendre ce que nous gagnons en utilisant cette technologie et ce que nous perdons en termes de confidentialité et de sécurité en utilisant MyAnalytics et d'autres applications similaires. THAT fait partie de l'initiative sur l'IA à Dawson.
Vous pouvez désactiver MyAnalytics dans Office 365 : Ouvrez l'e-mail de MyAnalytics que vous avez reçu (en cliquant sur l'icône de MyAnalytics dans l'en-tête), puis cliquez sur l'icône de la roue dentée dans la partie supérieure droite de la fenêtre. Vous avez alors la possibilité de cliquer sur Paramètres. En cliquant sur ce bouton, vous aurez la possibilité de désactiver MyAnalytics.
Vous pouvez activer MyAnalytics en allant sur myanalytics.microsoft.com.
Plus d'informations : https://docs.microsoft.com/en-us/workplace-analytics/myanalytics/overview/privacy-guide-users
