1. Généralités

La librairie est chargée d'établir des lignes directrices afin de répondre aux besoins des étudiants en matière de manuels scolaires dans les délais impartis.

Tous les manuels nécessaires aux cours doivent être vendus par la librairie. Les enseignants qui souhaitent que leurs étudiants achètent de nouveaux manuels directement auprès de fournisseurs externes doivent obtenir l'autorisation du responsable de la librairie ou de son délégué. La vente de matériel de cours aux étudiants dans la salle de classe par un enseignant ou son délégué est interdite.

Pour s'assurer que le matériel de cours est disponible pour les étudiants au début des cours, les enseignants doivent :

1. 1. 1. passer les commandes de manuels scolaires dans les délais impartis ;
      2. remplir le formulaire de demande de manuels approprié ;
      3. communiquer aux personnes chargées des commandes de manuels tout arrangement spécial conclu entre eux-mêmes et le représentant des ventes et/ou l'éditeur.

2. Délais

La librairie fixera les délais de commande des manuels en tenant compte des éléments suivants :

1. 1. 1. La date de notification aux enseignants des cours à dispenser pour le semestre suivant ;
      2. La disponibilité du personnel de la librairie pour mener à bien l'opération ;
      3. Les délais requis dépendent de la demande et de l'éditeur choisi.

Le respect des délais fixés est fortement encouragé car il augmente la probabilité que le manuel soit disponible pour le début des cours, réduit les dépenses opérationnelles et donne au personnel de la librairie le temps de résoudre les problèmes éventuels.

Les demandes reçues après le 1er décembre pour le semestre d'hiver et après le 1er juin pour le semestre d'automne sont considérées comme des commandes tardives.

Toute modification apportée à une demande traitée ne sera acceptée qu'avec l'approbation du président du département. Si des frais supplémentaires sont encourus en raison de la modification, des dispositions seront prises à ce moment-là.

3. Demande de manuels scolaires

Chaque semestre, la librairie distribue aux présidents de département une liste d'instructions pour la commande de manuels et y joint des exemplaires du formulaire de demande de manuels. Dans le cas où la sélection des livres destinés aux étudiants est effectuée par le département, le président ou son délégué doit remplir et renvoyer le formulaire dans les délais impartis. Dans le cas où des enseignants individuels sont responsables de la sélection, le président mettra les instructions à la disposition de ces enseignants qui devront eux-mêmes remplir et envoyer le formulaire dans les délais impartis.

Les enseignants nouvellement engagés doivent soumettre le formulaire de demande de manuels dans la semaine qui suit la notification des cours à enseigner.

Aucun enseignant ne doit supposer que les livres disponibles à la librairie ont été commandés spécifiquement pour ses étudiants, à moins qu'il (ou le département) n'ait rempli le formulaire de demande de manuels pour le semestre en question.

La librairie commande des quantités de textes sur la base des informations indiquées sur le formulaire de demande de manuels. Lorsque des sections supplémentaires de cours sont ouvertes lors de l'inscription, cette information doit être communiquée à la librairie dès que possible.

4. Achat de manuels scolaires

Une fois qu'une demande de manuel est soumise, les acheteurs de livres, grâce à leur expertise, commandent des quantités basées sur l'historique des ventes du livre, l'historique des ventes du cours, le marché des livres d'occasion, la disponibilité des livres électroniques, la politique de retour de l'éditeur, parmi d'autres facteurs. L'ajustement de la quantité commandée par l'enseignant sur les demandes est une procédure nécessaire pour réduire les coûts opérationnels et augmenter l'efficacité.

En cas d'ajustement des quantités commandées aboutissant à moins de 65% du nombre de textes demandés, la librairie en informe l'enseignant par écrit en indiquant la raison.

Les enseignants sont tenus d'utiliser tous les titres commandés pour leurs cours. Les étudiants doivent acheter leurs manuels au début des cours. Huit semaines après le début des cours, la librairie commencera à renvoyer les livres invendus aux grossistes/éditeurs. Le nombre de textes à renvoyer est laissé à l'appréciation de chacun.

Les éditeurs dont les politiques de retour sont limitées :