Vous pouvez acheter vous-même toutes les fournitures et tous les équipements dont le coût est inférieur à 100 dollars (à l'exception des ordinateurs, des tablettes, des disques durs externes, etc. Le bon devra être soumis et approuvé par le(s) délégué(s) à la signature approprié(s) sur le site BDA.

Les fournitures ou équipements (autres que les ordinateurs) dont le coût est compris entre 100 et 500 dollars par article (toner d'imprimante, produits chimiques, fournitures de laboratoire, outils, certains logiciels, etc.) doivent être achetés via le système d'achat Clara. Le bureau de la recherche se fera un plaisir de soumettre une demande d'achat en votre nom. Si vous préférez le faire vous-même, suivez les étapes suivantes :

1. Pour accéder aux demandes d'achat, connectez-vous à My Dawson, cliquez sur "My Finances Services" à gauche, puis sur "Forms", et enfin sur "Requisition".
2. Les demandes doivent être accompagnées d'un devis. Tous les devis doivent inclure la livraison, l'installation et tous les articles à acheter auprès de l'entreprise. Aucun élément étranger ne peut figurer sur le devis.
3. La demande doit être approuvée en ligne par le signataire autorisé ou son délégué.
4. Le délai entre la soumission d'une demande d'achat et la réception du matériel est en moyenne de 1 à 4 semaines.

Les ordinateurs et le matériel informatique sont considérés comme des équipements essentiels. Tous les équipements informatiques doivent être achetés, inventoriés et mis au rebut conformément à la politique de l'établissement. Les ordinateurs et le matériel informatique ne peuvent pas être achetés par des personnes utilisant des fonds personnels ou des cartes de crédit de l'établissement. Pour plus de détails, veuillez consulter la procédure annuelle d'acquisition de biens d'équipement.

1. Les demandes d'achat d'ordinateurs et d'équipements connexes (imprimantes, tablettes, disques durs externes, certains types de logiciels, etc.) ou de tout bien matériel d'une valeur supérieure à 500 dollars (ou supérieure à 1 000 dollars pour une quantité du même article d'une valeur individuelle d'au moins 200 dollars) doivent être saisies dans le système de demandes d'investissement et achetées par le collège.
2. La demande sera évaluée par le Comité du budget d'investissement (CBE) et approuvée par le(s) signataire(s) autorisé(s). Pour connaître le calendrier du CBC, contactez Janet Pakulis (jpakulis@dawsoncollege.qc.ca).
3. Le matériel sera commandé par le service des achats.
4. Le bureau Technologies & Systèmes d’Information (IST) recevra le matériel, en fera l'inventaire et informera le chef de projet lorsqu'il sera prêt à le récupérer.
5. Le délai entre la soumission d'une demande d'investissement et la réception de l'équipement est de 2 à 6 semaines, en moyenne ; cependant, pendant l'été et en cas de volume élevé de demandes, il peut s'écouler jusqu'à 3 mois avant que l'équipement ne soit livré.

Tous les services fournis par une entreprise enregistrée doivent être traités par le système d'achat Clara.

1. Pour accéder aux demandes d'achat, connectez-vous à My Dawson, cliquez sur "My Finances Services" à gauche, sur "Forms", puis sur "Requisition".
2. Les demandes doivent être accompagnées d'un devis. Tous les devis doivent inclure la livraison, l'installation et tous les articles à acheter auprès de l'entreprise. Le devis doit inclure les numéros de NEQ et de taxe de l'entreprise. Aucun élément étranger ne peut figurer sur le devis.
3. La demande doit être approuvée en ligne par le signataire autorisé ou son délégué.
4. Le délai entre la soumission d'une demande d'achat et la réception du matériel est en moyenne de 1 à 4 semaines.

Vous avez la possibilité de demander une avance avant de partir en voyage.

1. Remplir la section 1 (demande d'avance de frais) du formulaire de demande de chèque (disponible ici).
2. À l'aide du modèle de note de frais, joignez une estimation des frais de voyage, d'hébergement, de repas et autres, ainsi qu'une brève description de l'objet du voyage, et soumettez le tout au(x) signataire(s) autorisé(s) approprié(s). Dans la mesure du possible, joignez un devis provenant d'un site web de voyage en ligne (par exemple Travelocity) pour l'hôtel et le billet d'avion.
3. Une fois la demande approuvée, le service financier vous émettra un chèque. Veuillez conserver tous les reçus originaux, car vous devrez rembourser l'avance en présentant les reçus originaux détaillés, les cartes d'embarquement et/ou les relevés de carte de crédit après votre retour.
4. Si vos dépenses sont inférieures à votre estimation, vous devrez fournir un chèque correspondant à la différence lorsque vous présenterez vos reçus.

En général, vous avez besoin d'une facture indiquant ce que vous avez acheté (par exemple, des reçus de repas détaillés, une facture d'hôtel) ainsi que d'une preuve de paiement. Pour les dépenses effectuées dans un pays étranger à l'aide d'une carte de crédit, nous demandons toujours votre relevé de carte de crédit pour vérifier le taux de change utilisé par la société de carte de crédit. Le remboursement des frais de voyage est subordonné à la présentation des documents suivants :

1. Tous les reçus originaux indiquant le montant payé, y compris les reçus détaillés des repas (veuillez demander des chèques séparés pour l'alcool, car l'alcool ne peut être remboursé par les fonds de la subvention). Si vous avez payé des repas pour d'autres personnes que vous, veuillez inclure une liste des personnes avec lesquelles vous étiez et leur rôle dans le projet.
2. Cartes d'embarquement et/ou billets électroniques pour le voyage. Les billets doivent être réservés en classe économique - les billets en classe affaires ou en première classe ne sont pas éligibles au remboursement. Les billets réservés avec des Air Miles ou des points ne sont pas éligibles au remboursement.
3. Un relevé de carte de crédit dans les cas suivants :
   1. Si vous avez utilisé votre carte de crédit dans un pays étranger (pour le taux de change)
   2. Lors de la réservation d'un hébergement par l'intermédiaire d'une source en ligne (par exemple Travelocity, hotels.com), un relevé de carte de crédit doit être joint à la facture.
   3. Lorsqu'un reçu ou une facture n'indique pas "Montant payé" ou "Solde : 0 $"
4. Une copie du programme de la conférence, le cas échéant.
5. Pour les demandes de remboursement de frais kilométriques, veuillez joindre un relevé des frais kilométriques indiquant les points de départ et d'arrivée (Google Maps), ainsi que la distance (en km). Les frais kilométriques sont remboursés à raison de 0,43 $/km.

N'oubliez pas que l'alcool n'est pas une dépense éligible pour la plupart des subventions.

Étudiants à temps plein de Dawson

Pour embaucher des étudiants Dawson à temps plein, remplissez le "Formulaire de demande d'embauche d'étudiants" (disponible ici). La plupart des étudiants engagés pour travailler sur des projets seront embauchés dans la catégorie "Admin". Les étudiants soumettent des feuilles de temps pour chaque semaine travaillée afin d'être payés.

Étudiants non-dawsoniens

Si la nature du travail à accomplir ne relève pas des conventions collectives existantes, les projets financés par des^tiers utiliseront un contrat d'emploi à court terme (STEC) (disponible ici). Ces types de postes incluent, mais ne sont pas limités à : assistant de recherche, consultant, spécialiste dans un domaine particulier, etc. D'autres postes peuvent être couverts par le formulaire STEC, notamment : traducteurs, programmeurs informatiques, graphistes, etc. Veuillez consulter la personne appropriée à l'adresse BDA et au service des ressources humaines avant de procéder à l'embauche afin de déterminer la catégorie d'emploi la mieux adaptée aux besoins du projet.

Avant la date à laquelle vous devez embaucher une personne, veuillez préparer un formulaire d'accord sur la charge de travail. Veuillez examiner cet accord avec la personne concernée et vous assurer que vous le signez tous les deux avant que l'employé ne commence à travailler. Vous serez ainsi protégé en cas de mauvaise communication ou de malentendu au cours de l'avancement du projet.

Le formulaire de contrat d'emploi à court terme doit être soumis et daté après l' achèvement du travail. Veuillez consulter le site web de HR/Payroll pour connaître les documents nécessaires au paiement.

Votre subvention sera facturée au taux horaire PLUS 11 % d'avantages sociaux et 4 % de vacances. Veuillez garder cela à l'esprit lorsque vous établissez votre budget et discutez du salaire avec des assistants de recherche potentiels. Nous recommandons les taux suivants en fonction de l'expérience et des besoins du poste (taux de 2016-17) :