{"id":70,"date":"2015-04-01T16:24:22","date_gmt":"2015-04-01T16:24:22","guid":{"rendered":"https://www.dawsoncollege.qc.ca/research/?page_id=70"},"modified":"2025-05-27T10:58:13","modified_gmt":"2025-05-27T14:58:13","slug":"financial-guidelines","status":"publish","type":"page","link":"https://www.dawsoncollege.qc.ca/research/resources/financial-guidelines/","title":{"rendered":"Financial Guidelines"},"content":{"rendered":"

Le Collège Dawson a mis en place un certain nombre de politiques et de pratiques pour s'assurer que les fonds de subvention sont dépensés et comptabilisés de manière appropriée.

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Pour un guide complet sur la gestion de vos fonds, y compris l'embauche de personnel, le remboursement des dépenses et l'achat d'équipement, veuillez consulter le document complet sur les lignes directrices financières.

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Achat d'équipements, de fournitures de bureau et/ou de services auprès d'entreprises

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Vous pouvez acheter vous-même toutes les fournitures et tous les équipements dont le coût est inférieur à 100 dollars (à l'exception des ordinateurs, des tablettes, des disques durs externes, etc. Le reçu, la preuve de paiement et la justification de l'achat doivent être soumis et approuvés par le(s) délégué(s) à la signature approprié(s) sur le site BDA.

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Les fournitures ou équipements (autres que les ordinateurs ou les équipements informatiques) dont le coût est compris entre 100 et 500 dollars par article (toner d'imprimante, produits chimiques, fournitures de laboratoire, outils, certains logiciels, etc.) doivent être achetés via le système d'achat Clara. Le bureau de la recherche se fera un plaisir de soumettre une demande d'achat en votre nom. Si vous préférez le faire vous-même, suivez les étapes suivantes :

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  1. Pour accéder aux demandes d'achat, connectez-vous à My Dawson, cliquez sur \"My Finances Services\" à gauche, puis sur \"Forms\", et enfin sur \"Requisition\".
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  2. Les demandes doivent être accompagnées d'un devis. Tous les devis doivent inclure la livraison, l'installation et tous les articles à acheter auprès de l'entreprise. Aucun élément étranger ne peut figurer sur le devis.
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  3. La demande doit être approuvée en ligne par le signataire autorisé ou son délégué.
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  4. Le délai entre la soumission d'une demande d'achat et la réception du matériel est en moyenne de 1 à 4 semaines.
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Les ordinateurs et le matériel informatique sont considérés comme des équipements essentiels.

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Tout le matériel informatique doit être acheté, inventorié et mis au rebut conformément à la politique de l'établissement. Les ordinateurs et le matériel informatique ne peuvent être achetés par des personnes utilisant des fonds personnels ou des cartes de crédit de l'établissement.

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  • Les demandes d'achat d'ordinateurs et d'équipements connexes (par exemple, imprimantes, tablettes, disques durs externes, certains types de logiciels) ou de tout bien matériel d'une valeur supérieure à 500 dollars (ou supérieure à 1 000 dollars pour une quantité du même article d'une valeur individuelle d'au moins 200 dollars) doivent être saisies dans le système de demandes d'investissement et achetées par le collège.
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  • La demande sera évaluée par le Comité du budget d'immobilisations (CBI) et approuvée par les signataires autorisés. Pour connaître le calendrier du CBI, veuillez contacter dg@dawsoncollege.qc.ca .
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  • Le matériel sera commandé par le service des achats.
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  • Le bureau Technologies & Systèmes d’Information (IST) recevra le matériel, en fera l'inventaire et informera le chef de projet lorsqu'il sera prêt à le récupérer.
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  • Le délai entre la soumission d'une demande d'investissement et la réception de l'équipement est de 2 à 6 semaines, en moyenne ; cependant, pendant l'été et en cas de volume élevé de demandes, il peut s'écouler jusqu'à 3 mois avant que l'équipement ne soit livré.
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Pour plus de détails, voir le processus annuel d'acquisition de capital.

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Tous les services fournis par une entreprise enregistrée doivent être traités par le système d'achat Clara.

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  1. Pour accéder aux demandes d'achat, connectez-vous à My Dawson, cliquez sur \"My Finances Services\" à gauche, sur \"Forms\", puis sur \"Requisition\".
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  2. Les demandes doivent être accompagnées d'un devis. Tous les devis doivent inclure la livraison, l'installation et tous les articles à acheter auprès de l'entreprise. Le devis doit inclure les numéros de NEQ et de taxe de l'entreprise. Aucun élément étranger ne peut figurer sur le devis.
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  3. La demande doit être approuvée en ligne par le signataire autorisé ou son délégué.
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  4. Le délai entre la soumission d'une demande d'achat et la réception du matériel est en moyenne de 1 à 4 semaines.
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Remboursements de frais de voyage

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Vous avez la possibilité de demander une avance avant de partir en voyage.

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  1. Remplir la section 1 (demande d'avance de frais) du formulaire de demande de chèque (disponible ici).
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  2. À l'aide du modèle de note de frais, joignez une estimation des frais de voyage, d'hébergement, de repas et autres, ainsi qu'une brève description de l'objet du voyage, et soumettez le tout au(x) signataire(s) autorisé(s) approprié(s). Dans la mesure du possible, joignez un devis provenant d'un site de voyage en ligne (par exemple, Travelocity) pour les réservations d'hôtel et les billets d'avion.
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  3. Veuillez conserver tous les reçus originaux, car vous devrez rembourser l'avance en présentant les reçus originaux détaillés, les cartes d'embarquement et/ou les relevés de carte de crédit après votre retour.
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  4. Si vos dépenses sont inférieures à votre estimation, vous devrez fournir un chèque correspondant à la différence lorsque vous présenterez vos reçus.
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Recrutement du personnel de recherche

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Si la nature du travail à accomplir ne relève pas des conventions collectives existantes, les projets financés par destiers utiliseront un contrat d'emploi à court terme (STEC) disponible ici. Ces types de postes incluent, mais ne sont pas limités à : assistant de recherche, consultant, spécialiste dans un domaine particulier.

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Veuillez consulter le bureau de la recherche et les ressources humaines avant de procéder à l'embauche afin de déterminer la catégorie d'emploi la mieux adaptée aux besoins du projet.

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Avant la date à laquelle vous devez embaucher une personne, veuillez préparer un formulaire d'accord sur la charge de travail. Veuillez examiner cet accord avec la personne concernée et vous assurer que vous le signez tous les deux avant que l'employé ne commence à travailler. Vous serez ainsi protégé en cas de mauvaise communication ou de malentendu au cours de l'avancement du projet.

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Les CSTE doivent être soumis et datés après l'achèvement du travail. Veuillez consulter le site web de HR/Payroll pour connaître les documents requis à des fins de paiement.

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Formulaires et modèles

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Rapport de dépenses Veuillez remplir ce formulaire pour encaisser une avance ou pour documenter les dépenses encourues lors d'un voyage.

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Formulaire d'accord sur la charge de travail d'un assistant de recherche. Veuillez modifier et compléter ce modèle lorsque vous embauchez un assistant de recherche afin de documenter la description des tâches, la durée de l'emploi et le taux horaire.

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Consultez la page des formulaires en ligne du Collège pour obtenir la version la plus récente des autres formulaires (par exemple, STEC, demande de chèque, formulaire pour les fournisseurs d'honoraires).

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Pour toute question supplémentaire, veuillez contacter research@dawsoncollege.qc.ca.

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Le Collège Dawson a mis en place un certain nombre de politiques et de pratiques pour s'assurer que les fonds de subvention sont dépensés et comptabilisés de manière appropriée. Pour obtenir un guide complet sur la gestion de vos fonds, y compris l'embauche de personnel, le remboursement des dépenses et l'achat d'équipement, veuillez consulter le document complet sur les lignes directrices financières. Achat d'équipement, de fournitures de bureau et/ou de services auprès d'entreprises Remboursement des frais de déplacement Embauche de personnel de recherche...

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